Circulan por internet cifras muy concretas sobre el retorno de la automatización: porcentajes de ahorro, plazos de recuperación, casos con nombre y apellidos. Casi ninguna sirve para tomar una decisión, y conviene entender por qué antes de usarlas para justificar un presupuesto.
Por qué las cifras que circulan no te sirven
Un porcentaje de ahorro depende por completo de cómo de mal estuviera el proceso antes. Automatizar algo que se hacía especialmente mal produce mejoras espectaculares que dicen mucho del punto de partida y poco de la tecnología.
Además, esas cifras se publican casi siempre por quien vende la solución, se miden justo después de implantarla y no incluyen lo que costó mantenerla después. Como referencia de mercado son entretenidas. Como base para decidir una inversión, no.
La única cifra que sirve es la de tu proceso, medida en tu empresa, antes y después.
Qué medir antes de tocar nada
El cálculo necesita cuatro datos que casi nadie tiene apuntados y que se consiguen observando el proceso durante dos o tres semanas:
- Cuántas veces ocurre: por día o por mes. Es el multiplicador de todo lo demás y el que más cambia el resultado.
- Cuánto se tarda cada vez: medido, no estimado. Lo estimado siempre sale más bajo que lo real porque nadie cuenta las interrupciones.
- Con qué frecuencia sale mal: y qué cuesta arreglarlo cuando pasa, incluido el tiempo de quien lo corrige.
- Quién lo hace: el coste de una hora no es el mismo si la tarea la hace un auxiliar que si acaba haciéndola quien dirige el área.
Los costes que casi siempre se olvidan
El error más común no está en sobreestimar el ahorro, está en subestimar el coste. Al presupuesto de construir hay que sumarle lo que viene después:
- El tiempo de tu equipo: explicar el proceso, revisar, corregir y validar. Es tiempo real de gente que además tiene su trabajo.
- La convivencia con lo viejo: durante semanas se opera de las dos maneras a la vez, y eso cuesta más que cualquiera de las dos por separado.
- El mantenimiento: los sistemas con los que se integra cambian, y cada cambio pide ajustes.
- Los casos raros: siempre queda un porcentaje que sigue haciéndose a mano. Contar con que será cero es lo que hace que las cuentas no salgan.
El cálculo, sin adornos
Con esos datos el cálculo es una resta. Por un lado, lo que hoy cuesta el proceso al mes: las veces que ocurre, por lo que se tarda, por el coste de esa hora, más lo que cuestan los errores. Por otro, lo que costará operarlo automatizado al mes, incluido el mantenimiento. La diferencia es el ahorro mensual.
Dividir la inversión inicial entre ese ahorro mensual da los meses de recuperación. Es un número aproximado, y aun así vale mil veces más que cualquier porcentaje sacado de un artículo, porque está hecho con tus datos.
Cuando el retorno no se mide en dinero
Hay automatizaciones que se justifican por cosas que no aparecen en esa resta. Poder atender fuera del horario de oficina no ahorra horas, permite vender a quien escribe a las diez de la noche. Que un proceso deje de depender de una única persona que sabe hacerlo no ahorra dinero hasta el día que esa persona se va.
Conviene decir esas razones en voz alta desde el principio, en lugar de inflar el ahorro previsto para que el número cuadre.
Una advertencia sobre el primer mes
El retorno del primer mes casi siempre es peor de lo previsto, porque coincide con los ajustes, con la convivencia entre lo viejo y lo nuevo, y con el equipo aprendiendo. Juzgar el proyecto ahí lleva a cancelar cosas que iban a funcionar.
Fija desde el principio en qué momento se va a evaluar, y con qué datos concretos. Decidido antes, esa conversación es objetiva. Decidido después, se convierte en una discusión de impresiones.