La mayoría de los proyectos de automatización que salen mal no fallan por la tecnología. Fallan porque se eligió el proceso equivocado, o porque se automatizó un procedimiento que ya estaba roto y lo único que se consiguió fue que se rompiera más rápido.
Automatizar no es comprar una herramienta
Comprar una herramienta es el último paso, y a menudo ni siquiera hace falta. Automatizar es decidir qué parte de un trabajo puede ocurrir sin que nadie la empuje, y qué debe seguir pasando por una persona.
Cuando se empieza por la herramienta, el proceso se acaba adaptando a lo que la herramienta sabe hacer. Es el motivo por el que tanta gente termina con un sistema que usa a medias y una hoja de cálculo paralela donde está la información de verdad.
Mide antes de tocar nada
Si no se sabe cuánto tarda hoy un proceso, cuántas veces se hace al mes y cuántas veces sale mal, tampoco se podrá saber después si la automatización sirvió de algo. Y sin ese dato, la conversación sobre si valió la pena se convierte en una cuestión de opiniones.
No hace falta un estudio. Durante dos semanas, anotar cuántas veces ocurre, cuánto se tarda y qué pasa cuando falla suele bastar para tener la foto.
Cómo elegir el primer proceso
El primer proceso que se automatiza no debería elegirse por lo llamativo que suene, sino por cuatro condiciones bastante prosaicas:
- Ocurre muchas veces: algo que pasa cincuenta veces al día devuelve el esfuerzo mucho antes que algo que pasa una vez al mes, aunque lo segundo sea más tedioso.
- Tiene reglas claras: si dos personas del equipo lo resuelven de forma distinta, primero hay que ponerse de acuerdo en cómo se hace. Automatizar una discusión no la termina.
- Su fallo se nota: conviene que el proceso elegido tenga un resultado observable, para poder comprobar que sigue funcionando.
- No es crítico el primer día: el primer proceso automatizado va a necesitar ajustes. Mejor que los ajustes no ocurran sobre lo que factura.
El error más caro: automatizar un proceso roto
Si un pedido pasa por cuatro aprobaciones de las que dos no aportan nada, automatizarlo deja cuatro aprobaciones automáticas de las que dos siguen sin aportar nada, ahora más difíciles de quitar porque están escritas en un sistema.
Antes de automatizar un paso conviene preguntarse si ese paso debería existir. Muchos procesos se acortan más eliminando pasos que automatizándolos.
Lo que casi siempre se olvida: por dónde entra y por dónde sale
Un proceso automatizado que no se conecta con lo que ya existe genera trabajo nuevo: alguien tiene que copiar los datos de un sitio a otro. Ese trabajo suele anular la ganancia y no aparece en ninguna estimación inicial.
Conviene tener claro desde el principio de dónde vienen los datos que necesita el proceso y a qué sistema tienen que llegar los resultados. Si la respuesta es "los pasa alguien a mano", todavía no está automatizado.
Qué esperar del primer mes
Un proceso automatizado recién puesto en marcha falla en casos que nadie había previsto, porque la realidad tiene más variantes que cualquier análisis. Eso no es señal de que esté mal hecho, es la parte normal del trabajo.
Lo que sí conviene exigir desde el primer día es que cuando falle se sepa: que quede registrado, que avise a alguien y que se pueda ver qué intentó hacer. Un proceso automático que falla en silencio es peor que uno manual, porque nadie lo está mirando.
La señal de que va bien
No es que el sistema funcione. Es que el equipo deja de revisar si funcionó. Cuando nadie comprueba a mano lo que hace el proceso, y aun así se confía en el resultado, la automatización está terminada.